Шаблоны электронных писем службы поддержки для образования

Ответ на вопрос о зачислении

Когда использовать: Используйте это, когда заявитель или родитель спрашивает, как проходит зачисление или что будет дальше.

Тема

Ваш вопрос о зачислении на название программы

Письмо

Здравствуйте, имя студента,

Спасибо, что обратились по поводу зачисления на название программы -- с радостью проведу вас через это, чтобы ничто вас не застало врасплох.

Вот как обстоят дела и что делать дальше:

• Ваша заявка получена, и с нашей стороны ничего не отсутствует.
• Следующий шаг -- шаг зачисления, который закрепляет за вами место.
• Крайний срок для его выполнения -- deadline, так что у вас есть время, но я бы не оставлял это на последний день.

Если какая-то часть формы или требований непонятна, ответьте на это письмо с точным местом, которое сбивает с толку, и я сразу укажу вам на ответ. Я лучше улажу это сейчас, чем заставлю вас гадать. Мы рады, что вы присоединяетесь к название программы, и я рядом для всего, что вам понадобится на этом пути.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы

Уведомление об изменении расписания

Когда использовать: Используйте это, как только изменение расписания подтверждено, прежде чем студент придёт в старое время.

Тема

Изменение расписания для название курса

Письмо

Здравствуйте, имя студента,

Быстрое, но важное обновление по название курса: расписание изменилось, и я хочу убедиться, что это не застанет вас врасплох.

Вот что изменилось:

• Раньше: старая деталь
• Теперь: новая деталь

Причина, простыми словами, -- причина. Больше ничего в курсе не меняется -- то же содержание, те же требования, только время выше.

Пожалуйста, обновите свой календарь, чтобы прийти в новое время. Если новое время пересекается с чем-то на вашей стороне, ответьте и скажите, что не подходит, и я посмотрю, какие варианты у нас есть для вас. Извините за неудобства и спасибо, что остаётесь гибкими.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы

Ответ на запрос документов или оценок

Когда использовать: Используйте его, когда кто-то просит выписку, отчёт об оценках или официальный документ.

Тема

Ваш запрос на тип документа

Письмо

Здравствуйте, имя студента,

Спасибо за ваш запрос на тип документа. Я могу с этим помочь, и я хочу сделать это правильно, чтобы ваша информация оставалась защищённой.

Прежде чем что-либо предоставить, мне нужно подтвердить, что запрос действительно от вас. Шаг: проверка личности -- это займёт минуту, и он нужен, чтобы ваши документы не попали в чужие руки, а не чтобы замедлить вас.

Как только это будет сделано, вот что произойдёт:

• Я готовлю тип документа и проверяю, что он полный и актуальный.
• Он дойдёт до вас через способ доставки.
• Всё это занимает около срок.

Если он нужен вам быстрее из-за дедлайна, скажите мне дату, к которой вы работаете, и я посмотрю, что можно сделать. Отвечайте здесь, когда будете готовы.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы

Помощь с порталом или техническая помощь

Когда использовать: Используйте его, когда студент сообщает о проблеме со входом, доступом или порталом.

Тема

Возвращаем вас в название портала

Письмо

Здравствуйте, имя студента,

Извините название портала создаёт вам проблемы -- давайте быстро вернём вас обратно. Девять раз из десяти это мелочь, так что начнём с решения, которое обычно работает.

Сначала попробуйте это: первое решение. Если вам просто нужен новый старт, вы можете сбросить свой доступ здесь: ссылка для сброса.

Если после этого вы всё ещё не можете войти, дело не в вас -- ответьте на это письмо и скажите мне:

• Что вы видите на экране или точное сообщение об ошибке.
• Устройство и браузер, которые вы используете.

С этими двумя деталями я смогу точно определить, что происходит, а не гадать. Живой человек здесь в течение часы поддержки если вы предпочитаете, чтобы мы разобрались вместе. Мы не оставим вас в затруднении.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы

Ответ на жалобу

Когда использовать: Используйте его, когда кто-то подаёт жалобу на курс, сотрудника или решение.

Тема

По поводу вашего беспокойства относительно конкретное беспокойство

Письмо

Здравствуйте, имя получателя,

Спасибо, что сообщили нам об этом, и мне жаль, что дошло до жалобы. Я внимательно прочитал то, что вы прислали, и хочу, чтобы вы знали, что беспокойство по поводу конкретное беспокойство воспринимается серьёзно, а не откладывается в стол.

Вот что происходит теперь: что происходит теперь. Я не собираюсь давать вам поспешный ответ лишь бы закрыть это -- я лучше разберусь как следует и вернусь с чем-то реальным.

Вы можете ожидать обновления от меня до срок. Если что-то изменится до этого, или мне понадобится деталь от вас, чтобы двигаться быстрее, я свяжусь.

Если тем временем вы хотите добавить что-то к делу, ответьте здесь, и это дойдёт прямо до меня. Спасибо, что дали нам возможность это исправить.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы

Общие последующие действия

Когда использовать: Используйте его, когда предыдущая переписка затихла, а вы хотите убедиться, что всё решено.

Тема

Возвращаемся к исходная тема

Письмо

Здравствуйте, имя студента,

Я хотел вернуться к исходная тема чтобы убедиться, что о вас позаботились и ничего не упустили.

Когда мы в последний раз общались, открытым вопросом было открытый вопрос. Если у вас это уже решено, отлично -- вы можете проигнорировать это, и я закрою тему. Если это всё ещё не решено, я с радостью снова за это возьмусь.

Здесь нет ни спешки, ни давления. Быстрый ответ в любом случае просто подскажет мне, нужно ли вам ещё что-то от меня, чтобы я не беспокоил вас, когда у вас всё в порядке, и не бросал, когда нет.

Что бы вам ни понадобилось дальше по этому вопросу, я на расстоянии одного ответа.

С наилучшими пожеланиями,

ваше имя, название школы