Vorlagen für Kundenservice-E-Mails im Bildungsbereich

Antwort auf Einschreibungsfrage

Wann verwenden: Verwenden Sie es, wenn ein Bewerber oder Elternteil fragt, wie die Einschreibung funktioniert oder was als Nächstes kommt.

Betreff

Ihre Frage zur Einschreibung in Programmname

E-Mail

Hallo Name des Studierenden,

Danke, dass Sie sich wegen der Einschreibung in Programmname gemeldet haben -- gerne führe ich Sie durch, damit Sie über nichts stolpern.

So steht es aktuell und was als Nächstes zu tun ist:

• Ihre Bewerbung ist eingegangen, und von unserer Seite fehlt nichts.
• Der nächste Schritt ist Einschreibungsschritt, der Ihnen Ihren Platz sichert.
• Die Frist, um es abzuschließen, ist deadline, Sie haben also Zeit, aber ich würde es nicht auf den letzten Tag verschieben.

Falls ein Teil des Formulars oder der Anforderungen unklar ist, antworten Sie auf diese E-Mail mit der genauen Stelle, die verwirrt, und ich weise Sie direkt auf die Antwort hin. Mir ist es lieber, das jetzt zu klären, als dass Sie raten. Wir freuen uns, dass Sie zu Programmname kommen, und ich bin für alles da, was Sie unterwegs brauchen.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule

Mitteilung über Stundenplanänderung

Wann verwenden: Verwenden Sie es, sobald eine Stundenplanänderung bestätigt ist, bevor der Studierende zur alten Zeit erscheint.

Betreff

Stundenplanänderung für Kursname

E-Mail

Hallo Name des Studierenden,

Ein kurzes, aber wichtiges Update zu Kursname: Der Stundenplan hat sich geändert, und ich möchte sichergehen, dass es Sie nicht überrascht.

Folgendes ist anders:

• Bisher: alte Angabe
• Jetzt: neue Angabe

Der Grund, einfach gesagt, ist Grund. Sonst ändert sich am Kurs nichts -- gleicher Inhalt, gleiche Anforderungen, nur die Zeit oben.

Bitte aktualisieren Sie Ihren Kalender, damit Sie zur neuen Zeit erscheinen. Wenn der neue Termin mit etwas auf Ihrer Seite kollidiert, antworten Sie und sagen Sie mir, was nicht passt, und ich schaue, welche Optionen wir für Sie haben. Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten und danke, dass Sie flexibel bleiben.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule

Antwort auf Anfrage zu Unterlagen oder Noten

Wann verwenden: Verwenden Sie es, wenn jemand ein Zeugnis, einen Notenbericht oder einen offiziellen Nachweis anfordert.

Betreff

Ihre Anfrage nach Art des Nachweises

E-Mail

Hallo Name des Studierenden,

Danke für Ihre Anfrage nach Art des Nachweises. Ich kann dabei helfen, und ich möchte es ordnungsgemäß erledigen, damit Ihre Informationen geschützt bleiben.

Bevor ich etwas herausgebe, muss ich bestätigen, dass die Anfrage wirklich von Ihnen stammt. Der Schritt: Identitätsprüfung -- es dauert nur einen Moment und dient dazu, Ihre Unterlagen aus den falschen Händen zu halten, nicht dazu, Sie aufzuhalten.

Sobald das erledigt ist, passiert Folgendes:

• Ich erstelle Art des Nachweises und prüfe, dass es vollständig und aktuell ist.
• Es erreicht Sie per Zustellart.
• Das Ganze dauert etwa Zeitrahmen.

Wenn Sie es wegen einer Frist schneller brauchen, nennen Sie mir das Datum, auf das Sie hinarbeiten, und ich sehe, was ich tun kann. Antworten Sie hier, sobald Sie bereit sind.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule

Portal- oder technische Hilfe

Wann verwenden: Verwenden Sie es, wenn ein Student ein Login-, Zugangs- oder Portalproblem meldet.

Betreff

Wir bringen Sie zurück in Portalname

E-Mail

Hallo Name des Studierenden,

Entschuldigung Portalname Ihnen Probleme bereitet -- lassen Sie uns Sie schnell wieder hineinbringen. Neun von zehn Mal ist es eine Kleinigkeit, also beginnen wir mit der Lösung, die meistens funktioniert.

Versuchen Sie zuerst das: erste Lösung. Wenn Sie einfach neu anfangen möchten, können Sie Ihren Zugang hier zurücksetzen: Zurücksetzen-Link.

Wenn Sie danach immer noch ausgesperrt sind, liegt es nicht an Ihnen -- antworten Sie auf diese E-Mail und sagen Sie mir:

• Was Sie auf dem Bildschirm sehen, oder die genaue Fehlermeldung.
• Das Gerät und den Browser, den Sie verwenden.

Mit diesen beiden Angaben kann ich genau feststellen, was los ist, statt zu raten. Ein echter Mensch ist während Support-Zeiten da, falls Sie es lieber gemeinsam lösen möchten. Wir lassen Sie nicht im Stich.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule

Antwort auf Beschwerde

Wann verwenden: Verwenden Sie es, wenn jemand eine Beschwerde über einen Kurs, einen Mitarbeiter oder eine Entscheidung äußert.

Betreff

Zu Ihrem Anliegen bezüglich konkretes Anliegen

E-Mail

Hallo Name des Empfängers,

Danke, dass Sie uns dies mitgeteilt haben, und es tut mir leid, dass es zu einer Beschwerde gekommen ist. Ich habe sorgfältig gelesen, was Sie geschickt haben, und ich möchte, dass Sie wissen, dass das Anliegen bezüglich konkretes Anliegen ernst genommen und nicht einfach abgelegt wird.

Folgendes passiert jetzt: was jetzt passiert. Ich werde Ihnen keine überstürzte Antwort geben, nur um die Sache abzuhaken -- lieber gehe ich der Sache richtig nach und melde mich mit etwas Konkretem zurück.

Sie können ein Update von mir erwarten bis Zeitrahmen. Falls sich bis dahin etwas ändert oder ich ein Detail von Ihnen brauche, um schneller voranzukommen, melde ich mich.

Wenn Sie in der Zwischenzeit noch etwas zu Protokoll geben möchten, antworten Sie hier, und es erreicht mich direkt. Danke, dass Sie uns die Chance geben, das in Ordnung zu bringen.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule

Allgemeines Nachfassen

Wann verwenden: Verwenden Sie es, wenn ein früherer Verlauf verstummt ist und Sie sich vergewissern möchten, dass alles geklärt ist.

Betreff

Nachfassen zu ursprüngliches Thema

E-Mail

Hallo Name des Studierenden,

Ich komme noch einmal zurück auf ursprüngliches Thema um sicherzustellen, dass Sie gut betreut sind und nichts durch die Maschen gefallen ist.

Als wir zuletzt gesprochen haben, war der offene Punkt offener Punkt. Wenn das bei Ihnen erledigt ist, wunderbar -- Sie können dies ignorieren, und ich schließe den Vorgang. Falls es noch offen ist, nehme ich es gerne direkt wieder auf.

Es gibt hier keine Eile und keinen Druck. Eine kurze Antwort in die eine oder andere Richtung sagt mir einfach, ob Sie noch etwas von mir brauchen, damit ich Ihnen nicht hinterherlaufe, wenn bei Ihnen alles in Ordnung ist, oder Sie fallen lasse, wenn nicht.

Was auch immer Sie hierzu als Nächstes brauchen, ich bin nur eine Antwort entfernt.

Beste Grüße,

Ihr Name, Name der Schule